La Constitución Política de Colombia establece en su artículo 20 el derecho fundamental de acceso a la información, mientras que el artículo 15 consagra los derechos y garantías que tienen los titulares de esa información, tales como la protección al buen nombre, la intimidad personal y familiar, además del derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellas se haya recolectado, almacenado, o haya sido objeto de uso, circulación o supresión en las bases de  datos y archivos de las empresas.

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de Octubre de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, establecen los principios y disposiciones aplicables al tratamiento de datos personales que se encuentren registrados en cualquier base de datos. Asimismo, establecen el deber de los responsables y encargados del tratamiento de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, y en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de la información.

Por consiguiente, el presente documento contiene los lineamientos necesarios para la Protección de Datos Personales a cargo de la empresa EL HOMBRE DE LA MANCHA SAS (En adelante “EHDLM”).

POLÍTICA DE PRIVACIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
“EL HOMBRE DE LA MANCHA S.A.S.”

EHDLM adopta la presente política para el tratamiento de datos personales (en adelante la “Política” o “Política de Privacidad”), la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de sus actividades. Por consiguiente, en el presente documento se describen los mecanismos por medio de los cuales EHDLM garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

Asimismo, está Política es aplicable a cualquier persona que suministre información personal, que se registre en la página web o haga uso de esta (En adelante “Usuarios”), y la cual hace parte de los Términos y Condiciones que se encuentran en la página web oficial de EHDLM. Por lo tanto, al acceder a la página web o intercambiar datos con EHDLM, el Usuario acepta y autoriza la recolección, tratamiento y comunicación de sus datos de carácter personal en los términos establecidos en la presente Política de Privacidad, además de la utilización de cookies, todo conforme a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013. EHDLM garantiza que a través de su página web oficial o actividades, se protegen los derechos de privacidad e intimidad, por lo que todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, calidad, transparencia, acceso, circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Por último, todas las personas que Suministren a EHDLM cualquier tipo de información o dato personal a través de la página web, actividades contractuales, comerciales o laborales, sean permanentes u ocasionales, podrán conocerlas, actualizarlas y rectificarlas.

CAPÍTULO I
PARTES INTERVINIENTES

Responsable Encargado del tratamiento de la información: EHDLM es una sociedad comercial por acciones simplificada, constituida de conformidad con las leyes mercantiles colombianas, cuya actividad económica consiste en el comercio en establecimientos especializados al por menor de libros, periódicos, materiales, artículos de papelería o escritorio, y con domicilio principal en la Calle 19 A # 72 – 57 (Local C) de la ciudad de Bogotá D.C. (Colombia), Tel: 057- 2101000, y dirección electrónica contacto@elhombredelamancha.com.co.

Usuarios: Usuarios o Clientes, Proveedores, Subcontratistas, Colaboradores o Empleados de EHDLM, que hayan suministrado información o datos personales en virtud del servicio prestado por ésta.

Los Usuarios pueden acceder a la página web oficial de EHDLM a través de cualquier dispositivo móvil u ordenador.

CAPITULO II
OBJETO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Objeto: La presente Política de Privacidad tiene por objeto dar cumplimiento a lo previsto en el literal k del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que consiste en la elaboración y adopción de un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar la adecuada obtención, registro, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza EHDLM.

CAPÍTULO III
DEFINICIONES Y PRINCIPIOS

Definiciones:

  • Autorización: Consentimiento previo e informado del Usuario y/o Cliente para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad:Aviso electrónico o en cualquier otro formato generado por EHDLM que se pone a disposición del Usuario para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad de la página web se comunica al Usuario y/o Cliente la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos:Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento y estén en posesión de EHDLM.
  • Datos sensibles:Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Usuario o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: EHDLM por sí misma o en asocio con otros.
  • Usuario: Los clientes o demás sujetos descritos en el capítulo anterior y cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

Principios:

  • Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Usuario.
  • Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Usuario. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de Veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Usuario a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y la Constitución.
  • Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

CAPÍTULO IV
FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Finalidad: La información recolectada por EHDLM tiene como principal objetivo permitir el adecuado desarrollo de su objeto social, además de guardar la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia: (i) contable (ii) societaria y (iii) laboral. Asimismo, la información sobre clientes, proveedores, socios y empleados (actuales o pasados), se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

Por consiguiente, quien acceda a los servicios y/o productos de EHDLM, a través de su página web oficial o directamente, deberá suministrar de manera voluntaria sus datos ciertos de identificación física o personal, como son entre otros: nombre, apellidos, identificación, edad, género, teléfono, dirección física y electrónica, datos de crédito, país, ciudad y demás datos necesarios para poder hacer uso de la aplicación.

El Usuario y/o Cliente acepta de manera expresa, voluntaria e informada que los datos consignados a través de la plataforma en las bases de datos de EHDLM, sean recopilados y almacenados especialmente con la finalidad de:

  • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes.
  • Recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en las bases de datos de EHDLM.
  • Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación y promoción u oferta de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas, externas, de aliados o socios comerciales.
  • Informar sobre el estado de los servicios que presta EHDLM.
  • Informar sobre nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios de mercado, contenidos y otros.
  • Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares de los datos
  • Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.
  • Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los productos, el servicio y la atención de los servicios prestados por la página web, sus aliados o socios comerciales.
  • Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales EHDLM está obligada según lo contenido en las leyes pertinentes.
  • Comunicar y permitir el acceso a los datos personales suministrados a terceros proveedores de servicios de apoyo general y a las personas naturales o jurídicas accionistas, aliados o socios comerciales de EHDLM.
  • Recabar, tener, manejar y utilizar la información recibida por el titular de la información para realizar posibles vinculaciones como contratista o proveedor.
  • Recolectar, tener, manejar y utilizar la información para realizar control y prevención del fraude, control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
  • Almacenar información técnica para el perfilamiento de cada Usuario de los servicios y/o productos contratados con EHDLM.
  • Realizar de conformidad con la ley los reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.

Uso de cookies: EHDLM a través de su página web oficial, puede hacer uso de cookies y otras tecnologías similares utilizadas para acceder a los servicios que presta, además de buscar adaptar sus servicios a las necesidades de los usuarios y/o clientes.

Contenido de las Bases de Datos: En las bases de datos de EHDLM se puede almacenar información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil), preferencias comerciales y literarias, formas y medios de pago. Asimismo, en las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la Ley 1581 de 2012.

Tratamiento de los datos: EHDLM manifiesta ser responsable de los datos personales de sus Usuarios siempre que esta información haya sido suministrada por éstos, al igual que de la base de datos o medio de almacenamiento donde se encuentren ubicados los mismos sean de su propiedad o manejo.

La información que consta en las bases de datos de EHDLM es sometida a distintas formas de tratamiento, como: recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente.

En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada en cumplimiento de deberes legales, por lo tanto; EHDLM podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas. EHDLM velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

Protección de la Información suministrada: EHDLM protege a sus Usuarios del acceso, modificación, divulgación o destrucción no autorizada de la información registrada en sus bases de datos existentes, por eso EHDLM establece la implementación de directrices y controles técnicos que tienen como objetivo principal la gestión del riesgo tecnológico y brindar tranquilidad en toda la relación que se genere entre EHDLM y los Usuarios.

EHDLM con el fin de dar cumplimiento a su obligación de protección de datos sigue de manera estricta y rigurosa los siguientes protocolos de protección de datos:

  • Control sobre los sistemas de información para mantener su calidad y funcionamiento óptimo.
  • Protocolos de seguridad, a través de la restricción de acceso a la información de acuerdo a tipo de usuario de la misma.

Está expresamente restringida la revelación de información personal de los Usuarios a terceras personas sin su consentimiento.

No obstante, puede haber circunstancias en las que es posible revelar información personal sobre un Usuario y/o Cliente. EHDLM podrá divulgar información cuando sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. No obstante, EHDLM notificará a los Usuarios cinco (5) días hábiles antes de la entrega a la autoridad competente, donde este deber que asume EHDLM al informar a cualquier requerimiento, hace las veces de notificación.

En caso de una venta de la mayoría de los activos de la empresa, la información de los clientes y/o usuarios puede ser transferida al comprador como parte del establecimiento de comercio.

Recepción de información de los usuarios y uso: La información privada de los Usuarios está destinada a la prestación de los servicios y/o productos para desarrollar el objeto social de EHDLM.

CAPÍTULO V
DERECHOS DE LOS USUARIO Y CLIENTES

Los Derechos de los Usuarios son:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EHDLM.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a EHDLM salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 del 2012.
  • Ser informado por EHDLM, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado o le dará a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

CAPÍTULO VI
OBLIGACIONES DE EHDLM

EHDLM se compromete a cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley:

  • Garantizar a los Usuarios, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar la respectiva autorización otorgada por el Usuario.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Informar debidamente al Usuario sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Usuarios.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Demás obligaciones establecidas en la ley 1581 de 2012 y normas correspondientes.

CAPÍTULO VII
CONSULTAS, PETICIONES O RECLAMOS DE LOS USUARIOS

En caso de presentarse cualquiera requerimiento, petición, queja, reclamo o consulta referente al ejercicio de sus derechos de usuario podrá comunicarse al correo de atención electrónico contacto@elhombredelamancha.com.co.

CAPÍTULO VIII
PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS DE LOS USUARIOS

El Usuario tiene derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos o actualizarlos en caso de ser inexactos, también podrá solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos. El Usuario podrá acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de EHDLM.

Toda solicitud de consulta, corrección, actualización, reclamos o supresión deberá presentarse al correo electrónico descrito en el capítulo VII.

En cualquier caso, para la atención de solicitudes de consulta, reclamos, rectificación y actualización de datos serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender una solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Asimismo, cualquier consulta, corrección, actualización, reclamos o supresión deberán contener, al menos, la siguiente información: (i) identificación del Titular (ii) descripción de los hechos y (iii) especificar el tipo de solicitud.

En todo caso, EHDLM puede negar el ejercicio del derecho de supresión cuando:

  • Los Usuarios tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de EHDLM.
  • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Usuario; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por los Usuarios.
  • En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, EHDLM debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

CAPÍTULO VIX
VIGENCIA, MODIFICACIÓN Y PROHIBICIÓN DE USO.

Esta política de privacidad para la protección de datos personales está fundamentada en las disposiciones contenidas en la Constitución Política y por la Ley 1581 de 2012. Por lo tanto, este documento aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que registre y maneje EHDLM directamente o a través de su página web.

Los Usuarios y/o Clientes aceptan y reconocen que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó, y durante el tiempo en que EHDLM desarrolle las actividades propias de su objeto social.

EHDLM puede cambiar unilateralmente su política de privacidad y de uso de datos personales cuando así lo requiera sin el expreso consentimiento del Usuario, pero se obliga a conservar las versiones anteriores de la presente política de privacidad y de uso de datos personales, con el fin de garantizar los derechos de los Usuarios.

Nota de Vigencia. El presente documento de política de tratamiento de datos personales – versión 1.0, está vigente y rige a partir del primero (1) de Enero de dos mil diecinueve (2019).

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